Obecní úřady by od vyhlášení tohoto mimořádného opatření do 20. dubna 2020 měly přijmout dle místních podmínek vhodná opaření k zajištění jeho realizace. Cílem opatření je obnovení činnosti orgánů veřejné moci a správních orgánů od 20. dubna 2020 v plném rozsahu a zároveň nastavení takových pravidel, aby se v co největší možné míře zamezilo komunitnímu přenosu onemocnění COVID-19.
Obnovení činnosti obecních úřadů neznamená, že na obecních úřadech musí být přítomni všichni jejich zaměstnanci. Úkolem starostů, popř. tajemníků obecních úřadů je průběžně vyhodnocovat výkon jednotlivých agend a v případě potřeby počet zaměstnanců na jednotlivých pracovištích upravit. Nicméně lze doporučit, aby výkon některých agend byl s ohledem na možný nárůst agendy, zejména agendy sociálně-právní ochrany dětí, zahájen co nejdříve a s dostatečným počtem zaměstnanců.
Konkrétní opatření prováděná jednotlivými obecními úřady budou vždy závislá na místních podmínkách a jejich rozsah se bude odvíjet od velikosti obce, rozsahu vykonávaných agend či technických a organizačních možností úřadu.
Základem je omezení osobního kontaktu a zajištění činnosti orgánu tak, aby případné karanténní opatření vůči části zaměstnanců neohrozilo akceschopnost orgánu (např. střídání oddělených skupin zaměstnanců orgánu, práce na dálku).
Nezbytným předpokladem pro fungování nastavených opatření je informování veřejnosti.
Nastavení interní komunikace a vnitřního styku:
- poučení všech zaměstnanců o přijatých opatřeních a uložení povinností k jejich naplňování
- omezení počtu zaměstnanců v jedné kanceláři (pokud to podmínky umožňují je ideální 1 zaměstnanec v kanceláři)
- dočasné převedení zaměstnanců na jinou práci za účelem snížení počtu zaměstnanců v kanceláři a zajištění výkonu jiných personálně dostatečně nezajištěných agend (za podmínek stanovených zákoníkem práce a zákonem o úřednících územně samosprávných celků)
- omezení osobní komunikace mezi zaměstnanci úřadu
- zavedení elektronické komunikace mezi zaměstnanci úřadu za účelem omezení jejich osobního styku
- přijetí opatření k dodržení minimální doporučované vzdálenosti při konzumaci jídel a nápojů bez nasazené ochrany dýchacích cest
- nastavení interní kontroly
Směnování zaměstnanců
- zajištění činnosti orgánu tak, aby případné karanténní opatření vůči části zaměstnanců neohrozilo akceschopnost orgánu (např. střídání oddělených skupin zaměstnanců orgánu, práce na dálku)
- obecní úřady mohou nastavit dle místních podmínek úřední hodiny na „směny“, přičemž je možno doporučit, aby:
- byly utvořeny „trvalé“ pracovní skupiny úředníků, to znamená, aby jednotliví úředníci pracovali vždy spolu a nedocházelo k promíchávání skupin
- byl systém nastaven tak, aby se skupiny nepotkávaly
- byl nastaven systém následného předávání přijímaných žádostí dalším úředníkům k vyřízení a zpracování
K minimalizaci osobního styku se obecním úřadům doporučuje:
- upřednostňovat písemný, elektronický či telefonický kontakt před osobním kontaktem ve všech případech, kdy je to možné, avšak při současném umožnění osobního kontaktu klientům v úředních hodinách platících před vyhlášením nouzového stavu
- preferovat elektronickou komunikaci prostřednictvím datových schránek, elektronických formulářů, e-mailu apod. a informovat o tom veřejnost
- nastavit možnost dálkového nahlížení do spisu (je-li to možné a nebude-li to pro správní orgán nepřiměřeně zatěžující) - jinak řečeno namísto fyzického nahlédnutí do správního spisu by se účastníkovi řízení na jeho žádost zaslalo ze spisu, „co potřebuje“ (dokumenty, soupis spisu apod.)
Omezení kontaktu osob:
- přijmout opatření zabraňující přímému kontaktu bez bariéry do 2 metrů
- vytvořit podmínky pro dodržování odstupu mezi osobami alespoň 2 metry, zajistit informační tabule
- přijmout opatření k zabránění shlukování osob na chodbách nebo v čekací zóně (jsou-li např. sedačky těsně vedle sebe, je nutné umožnit využití jen každé druhé z nich např. nápisem „Nesedat“, sedací místa nesmí směřovat proti sobě ve vzdálenosti do 2 metrů),
- klienty na různé druhy žádostí od sebe pokud možno oddělit (např. kužely, páskou…)
- omezit počet osob vpouštěných do budovy nebo její části
- v případě potřeby zřídit funkci „koordinátora“, jenž by koordinoval komunikaci s klienty (veřejností)
Nařízení v celém znění najdete zde.
Foto: ilustrační/ Pixabay
Komentáře